Jak používat Microsoft Loop | Praktický průvodce

Od vyhlášení Microsoft Loop na konci roku 2021 společnost začlenila své zdroje do aplikací Microsoft 365, jako slavný týmy a výhled, přičemž fáze beta zůstává soukromá. S příchodem preview verze letos mohou uživatelé začít zkoušet to nejnovější projektový manažer značky.

Program, vytvořený s cílem nabídnout revoluční spolupráci, pokud jde o týmovou práci, obsah a úkoly napříč různými nástroji a zařízeními, se stal velkým zájmem pro ty, kteří chtějí pracovat snadněji a praktičtěji.

Je důležité si uvědomit, že i když kdokoli s účtem Microsoft I když si to aktuálně můžete vyzkoušet, některé funkce mohou vyžadovat předplatné Microsoft 365. Navíc v případě firemních nebo vzdělávacích účtů musí správce aplikaci povolit, aby měli přístup i ostatní uživatelé.

Se zaměřením na všestrannost, Smyčka nabízí řadu nástrojů jak pro projektové řízení, tak pro personální organizaci:

• Správa rutiny: agendu pro stanovení a sledování každodenních úkolů.

• Definice cílů a záměrů: plánovač pro vytváření a sledování cílů, jako je studijní plán nebo osobní cíle.

• Kontrola termínů a úkolů: Pomáhá řídit termíny a povinnosti, jako je placení účtů nebo jiné závazky.

• Seznamy aktivit: Umožňuje vytvářet seznamy pro různé účely, jako je nakupování potravin nebo domácí práce.

• Dlouhodobé plánování: Skvělé pro projekty, které vyžadují delší plánování, jako je organizace výletu nebo nadcházející události.

• Sledování pokroku: Usnadňuje sledování a monitorování pokroku v osobních projektech, jako je renovace nebo jakýkoli podnik, který vyžaduje sledování krok za krokem.

Kromě toho je založen na třech ústředních prvcích: stránky, složky e pracovní prostory.

Komponenty jsou v podstatě úryvky textu, které mají být sdíleny, jako jsou seznamy nebo odstavce, a používané pro spolupráci v různých jiných aplikacích, jako je např. Týmy společnosti Microsoft a výhled, dříve zmíněný. Tímto způsobem se jakákoli změna, kterou provedete na jedné komponentě, okamžitě projeví všude, což udržuje vše aktuální.

Stránky jsou místa, kam můžete přidat text, obrázky a komponenty a umožnit spolupráci mezi lidmi v reálném čase. Pracovní prostory jsou virtuální prostředí, která seskupují související stránky a zjednodušují spolupráci na projektech. Mohou také obsahovat stránky plánování, shrnutí, poznámky ze schůzek a další informace.

• Web: k dispozici na Webové stránky Microsoft Loop, stačí k němu získat přístup přihlášením pomocí účtu Microsoft na libovolném zařízení.
• Windows: PC aplikace je k dispozici pro instalaci z Microsoft Store.
• Android: najít aplikaci v Play Store Google.
• iPhone / iPad: aplikace může být nalezen v App Store, bez verze přizpůsobené pro iPad.

Jak moc

Zatímco je Loop v období Public Preview, Microsoft ponechá platformu zdarma pro osobní účty s exkluzivními funkcemi pro předplatitele Microsoft 365. Je však třeba poznamenat, že v současné době existují omezení použití:

• Velikost 5 GB pro každý pracovní prostor smyčky
• 5 pracovních ploch vytvořených pro každého uživatele
• 50 členů na pracoviště

Microsoft Loop vs

Pravdou je, že od spuštění Smyčka, bylo provedeno mnoho srovnání s aplikací Pojem, váš konkurent. Ale ačkoli sdílejí několik podobností, existují rozdíly mezi těmito dvěma programy, které vám mohou pomoci vybrat nejlepší možnost.

Šablony

Obě možnosti nabízejí připravené šablony návrhů pro začátek, ale každá jde jinou cestou. Můžete je použít tak, jak jsou, nebo dokonce jako výchozí bod k vytvoření něčeho vlastního.

Modely (templates) mohou být velmi užitečné, protože pomáhají šetřit čas a umožňují vám vyhnout se tomu, abyste začínali od nuly s každým novým projektem – což, přiznejme si to, může být trochu vyčerpávající. Schopnost přizpůsobit je tak, aby vyhovovaly vašemu pracovnímu postupu, je velkým plusem a také zahrnují více kategorií, takže je snadné rychle najít, co potřebujete.

Integração

Obě aplikace zajišťují bezproblémový provoz a umožňují uživatelům bezproblémově přecházet mezi více nástroji. Některé detaily však mohou znamenat velký rozdíl.

S SmyčkaOčekává se, že se bude harmonicky integrovat s ostatními produkty v Microsoft. Na druhou stranu, Pojem vyniká svou integrací, která pokrývá různé platformy spolupráce, jako je např zoom, Volný e Google. V tomto případě je to výhodné zejména pro společnosti, které hodně spoléhají na neustálé komunikační nástroje. Základní myšlenkou pracovního prostoru je, aby všechny související aplikace plynule spolupracovaly, aby se usnadnily problémy s omezením a vyhnuly se jim. Například neustálé přepínání mezi aplikacemi při práci může být těžkopádné.

Umělá inteligence

O Microsoft Loop používá AI Druhý pilot nabízet kontextové návrhy, které pomáhají zhmotnit vaše nápady. Na druhou stranu, Pojem Využijte tuto technologii k automatizaci únavnějších úkolů. Vzhledem k tomu, že jeho model je pokročilejší, je také schopen pomoci s psaním, vysvětlováním, překladem a dalšími funkcemi.

Myšlenka je taková, že pomocí AI k automatizaci těchto úkolů můžete strávit více času posouváním se vpřed a dosahováním svých cílů, aniž byste ztráceli čas monotónní prací.

Cena

Pokud jde o výběr dobrého nástroje pro řízení projektů, hlavní věcí je obvykle cena, zejména proto, že obvykle přicházejí v měsíčních předplatných. Oba Smyčka kolik Pojem Nabízejí bezplatnou verzi, ale v cenách jsou poněkud výrazné rozdíly.

O Pojem představuje několik cenových možností, s bezplatnou verzí, stejně jako její balíček Enterprise. Hlavní rozdíl v cenách souvisí s nárůstem počtu spolupracujících hostů, jak postupujete podle plánů. Proto stojí za to vybrat si plán, který odpovídá práci, která bude prováděna, a také velikosti týmu. Hodnoty se liší například od 8 $ (39,21 R $ při aktuálním kurzu) za plán Plus na 15 $ (73,51 R $ při současném kurzu) za plán businessu za měsíc, což je vzhledem ke všem dostupným zdrojům docela dostupné.

Jak již bylo zmíněno dříve, je v tomto ohledu stále trochu obtížné porovnat tyto dva programy, protože Microsoft Loop zůstává zdarma pro zkušební verzi. Přesto, pokud vezmeme v úvahu možnost připojení k dalším aplikacím Microsoft, je třeba počítat s poměrem nákladů a přínosů, přeci jen by se nemusel kupovat zvlášť a navíc by se sbalil i balíček dalších z hlediska produktivity velmi užitečných programů.

Spolupráce

Již bylo zdůrazněno, že obě aplikace jsou vynikající pro spolupráci, ale liší se ve schopnosti upravovat současně v pracovním prostoru. V tomto ohledu pro některé, Pojem může vyčnívat, ale pro ostatní je Smyčka se zdá být výhodnější.

Ne Pojem, neomezený počet uživatelů může upravovat současně, přičemž všechny změny se projeví okamžitě. Již v aplikaci Microsoft, limit pro současnou editaci je až 50 lidí, i když firma navrhuje maximálně 12 najednou. Důvodem je, že toto omezení zabraňuje přetížení pracovního prostoru.

I když je limit pouze v Smyčka, je rozumné, aby při použití Pojem, se považuje limit, který zabrání tomu, aby několik současných změn pracovních prostor narušilo jejich integritu.

Zabezpečení

To je jeden z hlavních bodů, který vyniká ve sporu mezi Smyčka ou Pojem. Zatímco oba nabízejí šifrování pro ochranu, v Pojem, je exkluzivní pro plán Enterprise. Žádný jiný typ podpisu nenabízí maximální bezpečnost. Funkce jako protokoly auditu a jednorázové přihlášení jsou vyhrazeny pouze pro prémiové členy.

Už Smyčka, tato část vyžaduje více kolektivní práce, protože uživatelé potřebují vytvořit skupiny zabezpečení s jejich přidružením k Azure AD. Odtud administrátoři udělují přístup uživatelům, ale mohou jej také kdykoli zrušit. Ve srovnání s konkurencí lze tento aplikační přístup v některých ohledech považovat za bezpečnější, protože umožňuje správcům sledovat a odhalovat možná bezpečnostní rizika a předcházet jim.

Na internetu se obecně vyjadřují různé názory, protože jedna možnost veřejnost nadchne a druhá si již uživatelé oblíbili. Přesto, Smyčka zdá se, že se mu daří a mění názory. V současné době pouze výhled, chat týmy a Whiteboard podporovat komponenty aplikace. Přesto se očekává, že bude brzy začleněna do OneNote a do Slovo pro web.

O Microsoft Loop je k dispozici ke stažení na Microsoft Store, a ve své webové verzi je nutné mít Windows 10 nebo nadřízený. Pokud jde o mobilní verze, můžete si je stáhnout z iOS e Android.

Vytvoření pracovního prostoru

jak používat Smyčka poprvé? Je třeba vytvořit pracovní prostor. Chcete-li to provést, jakmile si stáhnete aplikaci, získáte přístup ke svému účtu a zobrazí se uvítací stránka, jednoduše stiskněte dvě malé šipky vedle Úvod na postranním panelu a poté vyberte Nový pracovní prostor.

Po zobrazení nového okna jednoduše zadejte název nového prostředí. Poté stačí kliknout Vytvořit.

Pozor je, že co se týče krytu pracovního prostoru, je možné zvolit i jiný obrázek z galerie obrázků, stejně jako provedení s jinými dostupnými barvami.

Vytváření stránek

Po vytvoření pracovního prostoru budete brzy přesměrováni na jeho první stránku. V sekci Stránka bez názvu, stačí pro něj definovat název a pokud chcete, zvolit reprezentativní ikonu pomocí tlačítka přidat ikonu.

Pokud chcete na stránku vložit titulní obrázek, stačí kliknout Přidejte kryt a vyberte obrázek z dostupné galerie.

Přidejte texty a prvky

Žádné pole Začněte psát…, můžete zadat nějaký text nebo jednoduše napsat „/“ a zobrazit různé prvky, které lze přidat, jako jsou názvy, tabulky, kontrolní seznamy a další.

Pokud se chcete o někom zmínit, stačí napsat „@“ následované jménem osoby a vybrat ji ze zobrazených výsledků.

Použijte šablonu

používat a šablona, tedy typ předformátované šablony nebo vzoru, musíte přejít na konec stránky a vybrat Galerie šablon. Jakmile si vyberete ten, který preferujete, stačí kliknout na Použijte tuto šablonu.

Každou navrhovanou možnost lze také upravit podle potřeby a navíc vám umožní přidat další prvky a texty podle potřeby.

Proměňte prvek v komponentu

Kterýkoli prvek se také může stát součástí v Microsoft Loop, takže jej lze sdílet a dokonce upravovat v jiných spojených aplikacích Microsoft 365.

Prvek musíte vybrat kliknutím na něj a poté kliknout na ikonu šesti teček umístěnou vlevo nebo nad tímto prvkem. V zobrazené nabídce vyberte Vytvořte komponentu Loop.

Tímto způsobem bude prvek označen čárou a logem aplikace označujícím, že se stal komponentou. Chcete-li jej sdílet v jiné aplikaci, stačí kliknout na obrázek dvou překrývajících se polí v pravém horním rohu, které tvoří ikonu Kopírovat komponentu. To vám umožní získat odkaz a vložit jej do e-mailu od výhled nebo v rozhovoru týmynapříklad.

Přidat stránky a podstránky

Pokud chcete pracovní plochu rozšířit o další stránky, je to možné také pomocí tlačítka „+“ na levém bočním panelu. Stačí si tedy vybrat možnost Nová stránka v nabídce.

V případě něčeho konkrétnějšího, jako je podstránka, stačí kliknout na tři tečky vedle požadované stránky na bočním panelu a vybrat Nová podstránka.

Vytváření stránek v sekci nápady

sekce nápady Má výhodu v možnosti pracovat na stránkách před jejich přidáním do pracovního prostoru, což se může hodit při sdílení s týmem, ale ve chvílích, kdy ještě nechcete, aby byla stránka vidět.

Chcete-li vytvořit stránku v tomto poli, stačí umístit kurzor na tlačítko nápady v horní části levého bočního panelu a klikněte na „+“, které se objeví.

Chcete-li přidat jednu z těchto vytvořených stránek do pracovního prostoru, musíte kliknout nápady znovu a počkejte, až se v hlavním okně zobrazí seznam stránek v této oblasti. Stačí tedy najet kurzorem na požadovanou stránku, kliknout na tři tečky a vybrat Přidat do pracovního prostoru v nabídce možností. Poté stačí vybrat název pracovního prostoru, kam chcete stránku přidat.

Obnovení předchozí verze stránky

Exkluzivně pro aplikaci Microsoft Loop Na webu může zůstat několik verzí stránky, zatímco vy a ostatní na ní provádíte změny. Pokud dáváte přednost starší verzi stránky, můžete si prohlédnout historii verzí a jednoduše obnovit jednu z nich do svého pracovního prostoru.

Na otevřené stránce musíte kliknout na ikonu tří teček v pravém horním rohu a vybrat Historie verzí. V postranním panelu vpravo je třeba zvolit datum/čas požadované předchozí verze, aby se zobrazil v hlavním okně. Chcete-li tedy stránku nahradit vybranou verzí, stačí kliknout Obnovit.

Sdílení stránek a pracovního prostoru

Vždy oceňujte týmovou práci, Microsoft Loop také vám umožňuje pozvat lidi ke spolupráci v pracovním prostoru nebo na stránce.

Při sdílení pracovního prostoru může každý zobrazit a upravit jakoukoli stránku v něm. Při sdílení stránky budou mít spolupracovníci přístup pouze k této stránce za účelem zobrazení a úprav.

Sdílení pracovního prostoru

Zde jsou dva způsoby, jak sdílet pracovní prostor:

• Po otevření stránky z tohoto prostoru v hlavním okně klepnete na Podíl v pravém horním rohu a vyberte Pracovní prostor v nabídce.

• Exkluzivně pro webovou aplikaci stačí umístit kurzor na požadovaný pracovní prostor a kliknout na ikonu se třemi tečkami. Poté se vzhledem členů V nabídce možností jej stačí vybrat.

V obou případech se otevře panel, kde můžete zadat e-mailové adresy nebo jména lidí, které chcete pozvat. Jakmile to uděláte, stačí kliknout Pozvat a automaticky obdrží e-mail s odkazem na přístup do pracovního prostoru.

Sdílení stránky

V tomto případě můžete také sdílet dvěma způsoby:

• Když je stránka otevřená v hlavním okně, stačí kliknout na tlačítko Podíl v pravém horním rohu a vyberte Odkaz na stránku ou Komponenta smyčky.
• Na bočním panelu stačí kliknout na tři tečky vedle stránky a vybrat Odkaz na stránku sdílení ou Share Loop komponenta.

Když to uděláte, v závislosti na účtu můžete upravit oprávnění k úpravám nebo prohlížení stránky; povolit široký přístup pro prohlížení nebo omezit pro konkrétní úpravy; kromě možnosti nastavit datum vypršení platnosti odkazu nebo přidat přístupové heslo, pokud si přejete.

Správa stránek a pracovního prostoru

O Microsoft Loop umožňuje vytváření nových prostorů a stránek až do provedení základních akcí, jako je přejmenování nebo smazání.

Chcete-li spravovat pracovní prostor tak, jak chcete, můžete:

• Vytvořte nový: S otevřenou stránkou musíte přejít do svého prostoru v postranním panelu a vybrat si Nový pracovní prostor v nabídce.

• Přepnout na jiný: V postranním panelu klikněte na název vašeho aktuálního prostoru a vyberte jiný ze seznamu. Dalším způsobem je přejít na domovskou stránku Loop a vybrat si jinou.

• Přejmenujte nebo smažte jednu: Na domovské stránce najeďte myší na pracovní plochu a vyberte Přejmenujte a upravte styl ou Vyloučit v nabídce se třemi tečkami.

Pokud jde o stránky, je možné:

• Změňte jejich pořadí v pracovním prostoru: V postranním panelu stačí přetáhnout stránku na požadované místo.

• Přejmenujte nebo smažte: Musíte najet na stránku v bočním panelu, kliknout na tři tečky a vybrat si Přejmenujte a upravte styl ou Vyloučit.

• Zkopírujte jeden do jiného pracovního prostoru: Stačí najet myší na stránku, kliknout na tři tečky a vybrat Přidat do pracovního prostoru a vyberte prostor, kam chcete stránku zkopírovat.

Je také třeba připomenout, že od svého uvedení na trh velká část Microsoft Loop Mluvilo se o něm a dokonce ho uživatelé testovali. Do té doby se vědělo, že lze přidávat nové funkce pro vylepšení celého programu, což se vlastně naplnilo oznámením čtyř nových funkcí pro zlepšení správy všeho. Jsou oni:

• Stav v pracovních prostorech

Stav v pracovních prostorech bude zveřejněn v budoucnu, v zásadě s cílem upozornit na změny nebo termíny, aby tyto typy informací získaly větší pozornost.

• Soubory a dokumenty podle popisů

Nová funkce inteligentní optimalizace umožňuje připojení souborů a dokumentů k pracovnímu prostoru na základě popisu projektu.

• Integrace s Power Automate

Loop lze nyní integrovat do aplikace Power Automate, software na pomoc s pracovním postupem. Tato kombinace může pomoci zjednodušit správu úkolů, včetně možnosti upozornit tým, když jsou v aplikaci aktualizace.

• Vytvoření pracovního prostoru z Microsoft Teams

Do konce roku bude aplikace obsahovat také nástroj, který zjednoduší vytváření pracovního prostoru v Smyčka po schůzce v týmy. Poznámky a další dokumenty sdílené během schůzky lze v zásadě připojit okamžitě.

Viz také: Jak používat Microsoft Designer

Jak používat Microsoft Designer

Zdroje: Microsoft, Computer World, Zpráva systému Windows

Recenze Glaucon Vital dne 20.